Документационное обеспечение управления – сфера деятельности, обеспечивающая современное документирование и управление документацией в процессе осуществления своих функций органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и предприятиями различных форм собственности.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – важнейший инструмент эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами, с другой стороны, а также между организациями осуществляются с помощью обмена документами. В документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. А любое управленческое решение основывается на информации по рассматриваемому вопросу, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая обработка информации.
Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы.
Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.
По мнению Т.В. Кузнецовой, неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям (Кузнецова Т.В. Дипломная работа должна стать заказным оргпроектом // Делопроизводство. 2006. № 2. С. 16.).
Информация и документ, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов.
Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается федеральным законодательством, законодательством конкретного субъекта РФ или муниципального образования, а также положением об архиве организации.
Эффективная работа органов исполнительной власти, учреждений и организаций немыслима без использования современных информационных технологий в управлении документацией. Применение их в работе с документами, в т.ч. в организации электронного документооборота, позволяет эффективно решать управленческие задачи в органах власти и управления всех уровней.
Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.
По мнению специалистов, дипломные проекты по документоведению – это оргпроекты по документационному обеспечению управленческой деятельности, полные или локальные, на базе конкретной организации. Выполнение такого дипломного проекта может иметь значительный эффект для любой организации, т.к. при написании работы проводится анализ текущего состояния документационного обеспечения управления, порядка составления, оформления документов и организации работы с ними, и вырабатываются конкретные рекомендации по рациональной постановке ДОУ организации.
А.И. Исаченкова утверждает: «При выполнении дипломной работы выпускник должен продемонстрировать свои способности и умения:
– обозначить проблему исследования;
– определить цель и задачи работы, объект и предмет исследования;
– собрать и обработать информацию по теме работы;
– исследовать избранную тему (проблему, вопрос), обобщить и логически изложить материал;
– предложить свои варианты решения обозначенной проблемы» (Исаченкова А.И. Дипломная работа как форма итоговой аттестации выпускников-документоведов // Делопроизводство. 2004. № 3. С. 59).
Разработка дипломного проекта начинается, прежде всего, с описания объекта исследования (организации). Излагается краткая история создания (если организация создана давно), ее цели и задачи. Изучается структура и
штаты организации, органы управления (если акционерное общество), вычерчивается схема, показывающая прямые и косвенные связи структурных подразделений и должностных лиц. В этой главе перечисляются функции и обязанности службы ДОУ. Выявляется ее роль в рациональной организации информационно документационного обеспечения управления.
Первая глава дипломного проекта носит теоретический характер основ документационного обеспечения управления в учреждениях, организациях и на предприятиях различных форм собственности. Рассматриваются вопросы законодательного регулирования документирования управленческой деятельности, организация информационно-документационного обслуживания, проблемы управления документацией.
Дипломник знакомится с организационными документами обследуемой организации, определяющими ее правовой статус, выполняемыми задачами и функциями. Результатом изучения может стать составление таких основополагающих документов, как положение и должностные инструкции.
Поэтому важно, чтобы студент ориентировался в современных нормативных правовых актах, умел определить, какое влияние оказывают те или иные нормы законодательства на документацию организации.
В период написания дипломного проекта студент обязательно составит положение о службе ДОУ (секретариате, общем отделе, канцелярии), если его не было, или даст новую редакцию с позиций сегодняшнего дня, если предыдущее устарело или имеет недостатки. Могут быть составлены положения (в зависимости от заказа) других структурных подразделений (об архиве, отделе кадров, отделе регистрации и контроля и т.д.), должностная инструкция для работников службы ДОУ, а также и на других работников организации.
При написании дипломного проекта обязательно анализируется инструкция по делопроизводству, если она есть, и может быть составлена новая с учетом последних законодательных и нормативно-методических документов.
Для работников службы ДОУ может быть подготовлен (лучше в электронном виде) пакет необходимых законодательно-правовых и нормативно-методических материалов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.
В случае выявления перегрузки работников службы ДОУ дипломник высчитывает на основе нормативов времени необходимую штатную численность. В этих целях проводится анализ работы по документационному обеспечению деятельности организации, фотография рабочего дня работников, занятых делопроизводственным обслуживанием.
По определению Т.В. Кузнецовой: «Важным следующим шагом станет документирование управленческой деятельности, организация и технология ДОУ. Анализ потоков входящих, внутренних и исходящих документов, представленных в диаграммах и оперограммах с конкретными цифрами, позволит иметь наглядное представление о характере и движении документов, что является необходимым условием внедрения автоматизированных технологий.
При этом обязательно проверяется оформление всех документов на соответствие требованиям «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 4775, и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Одним из актуальных вопросов при проектировании является система регистрации документов, поскольку на основании сведений о документе, внесенных в регистрационную форму, создается база данных обо всех документах организации, что важно для проведения справочной работы и контроля за исполнением документов. Студент-дипломник проанализирует существующие системы управления документами и предложит наиболее рациональную автоматизированную систему регистрации (программу), обосновав свой выбор.
При работе над дипломным проектом необходимо обратить внимание на текущее хранение документов и порядок формирования документального фонда. При этом следует уделить внимание Федеральному закону от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и правовому положению архива организации, иметь представление о назначении номенклатуры дел в делопроизводстве.
Во многих организациях, особенно в коммерческих структурах, совсем нет или неправильно составлена номенклатура дел, нет экспертных комиссий для проведения экспертизы ценности документов и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Дипломник в зависимости от размеров организации составит всю номенклатуру дел (документы организации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации, утверждаемой ее руководителем) или для определенных отделов, даст конкретные рекомендации по исправлению и совершенствованию имеющейся номенклатуры дел. Подготовит проект приказа (распоряжения) о создании экспертной комиссии, разработает положение об экспертной комиссии организации и положение об архиве.
При анализе процесса документирования в организации (это направление может быть самостоятельным исследованием) прежде всего анализируются бланки, имеющиеся в организации. Если в них есть недочеты, проектируются новые, с учетом последних требований законодательства и нормативно-методических документов.
Могут быть подготовлены альбомы основных видов и форм документов, создаваемых в организации, трафаретные тексты, в которых повторяющаяся информация печатается заранее и оставляется место для внесения индивидуальных информаций.
Дипломник по просьбе организации может также составить кроме инструкции по делопроизводству правила подготовки и оформления документов в данной организации. В них описывается порядок оформления каждой части документа (реквизита): грифа утверждения, грифа согласования, резолюции, даты, визы, заголовка к тексту, подписи и т.д., а также требования к составлению и оформлению создаваемых в организации наиболее важных документов с образцами этих документов.
В дипломном проекте даются рекомендации по приобретению оргтехники и программного обеспечения, наиболее подходящих для данной организации.
Руководители организаций могут воспользоваться возможностью сделать заказ на выполнение студентом на базе его организации дипломной работы по документационному обеспечению управления. «Таким образом, – как отмечает в статье Т.В. Кузнецова, – организация как приложение к дипломной работе может получить такие сложные организационные документы, как:
– положение о службе ДОУ;
– инструкция по работе с документами в организации;
– положение об архиве;
– положение об экспертной комиссии;
– должностные инструкции работников службы ДОУ;
– номенклатура дел;
– бланки организации;
– табель форм документов;
– перечень документов организации, требующих утверждения;
– перечень документов организации, на которые ставится печать;
– правила составления и оформления документов организации и др.».
Студенты кафедры государственного и муниципального управления в процессе обучения изучают дисциплину «Документационное обеспечение управления». При прохождении учебно-ознакомительной, производственной и преддипломной практик приобретают практические навыки работы с системами документации, порядком и особенностями составления и оформления управленческих документов, в т.ч. с использованием информационных технологий. В дальнейшем, осуществляя свою профессиональную деятельность в организациях любого масштаба и любой организационно-правовой формы, они будут непосредственно связаны с документацией.
При написании дипломного проекта, выбор тем дипломного проекта обуславливается тем фактором, что студенты имеют доступ к определенным системам документации и технологиям работы с документами. Студенты дневного отделения выбирают в основном те организации, в которых проходят практику.
Студенты заочного отделения, как правило, выполняют свои работы на базе тех организаций, где они трудятся.
К защите дипломных проектов по дисциплине «Документационное обеспечение управления» с 2004 по 2010 год было допущено 19 студентов дневного отделения и 13 выпускников заочного отделения кафедры государственного и муниципального управления.
Квалификационные работы написаны на актуальные темы. Они охватывают широкий круг проблем документационного обеспечения управленческой деятельности в организациях различного уровня.
